Capítulo III: Cajas habilitadas

Artículo 72. Cajas Habilitadas autorizadas

1. A fin de agilizar el proceso de pago, en el ejercicio 2015 funcionarán las siguientes Cajas Habilitadas:
   
   1. Área de Bibliotecas-Servicio de Publicaciones.
   2. Área de Deportes.
   3. Campus Bahía de Algeciras.
   4. Campus de Cádiz.
   5. Campus de Jerez.
   6. Campus de Puerto Real.
   7. Consejo Social.
   8. Rectorado.
   9. Vicerrectorado de Proyección Internacional y Cultural.
   10. Vicerrectorado de Investigación y Transferencia.
2. A fin de agilizar el proceso de pago y adecuar el mismo a las necesidades de la estructura organizativa, el Gerente podrá acordar la puesta en marcha de nuevas Cajas Habilitadas o modificar las existentes.

Artículo 73. Finalidad

La finalidad de las Cajas Habilitadas es recibir los fondos que la Universidad de Cádiz le transfiera mediante anticipos para atender las necesidades de las Unidades de Gastos correspondientes.

Artículo 74. Ejecución de los pagos

1. El ejecutor de los pagos será en orden descendente:
   
   1. El Administrador.
   2. En ausencia del anterior, el Coordinador de Administración y, en su ausencia, el Jefe de Unidad.
   3. En ausencia de los anteriores, el Jefe de Gestión que determine la Gerencia.
   4. En ausencia de los anteriores, el Gestor que determine la Gerencia.
   5. En ausencia de los anteriores, el Vicerrector que corresponda, el Decano o Director del Centro, Servicio o Instituto.
2. En el caso de la Caja Habilitada del Rectorado, el ejecutor de los pagos será en orden descendente:
   
   1. El Jefe de Caja Habilitada.
   2. En ausencia del anterior, la Cajera Habilitada suplente.
   3. En ausencia de los anteriores, el Coordinador de Gestión Económica.
   4. En ausencia de los anteriores, el Jefe de Gestión o el Gestor que la Gerencia determine.
   5. En ausencia de los anteriores, la Jefa de Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio.

Artículo 75. Situación y disposición de los fondos

1. La situación de los fondos de los anticipos de las Cajas Habilitadas se hará en la entidad financiera que la Gerencia determine.
2. La disposición de fondos se efectuará con la firma indistinta, y en el mismo orden de prelación, de las personas autorizadas en el artículo anterior, preferentemente mediante órdenes de transferencias y subsidiariamente mediante cheques, siguiendo las normas establecidas en el Manual de Gestión del Gasto sobre Control de Cuentas Corrientes.
3. Deberán de figurar como firmas autorizadas el Administrador, el Coordinador, el Jefe de Gestión y el Gestor. En caso que se estime necesario, podrán también figurar como firmas autorizadas el Vicerrector que corresponda y el Decano/Director del Centro, Instituto o Servicio.
4. La denominación de la cuenta será: Universidad de Cádiz y el nombre de la Caja Habilitada. El domicilio será el del Centro o Unidad Administrativa correspondiente.
5. La procedencia única de los fondos será la Universidad de Cádiz y los Intereses que la cuenta produzca se ingresarán periódicamente en la cuenta de la Universidad que la Gerencia determine.

Artículo 76. Pagos autorizados

1. A través de las Cajas Habilitadas se podrá hacer frente al pago de Gastos menores, Gastos domiciliados y otros previamente autorizados por la Gerencia.
2. Se considerarán gastos menores Los Gastos corrientes en bienes y servicios, Gastos periódicos o repetitivos, como los referentes a 230 - Dietas, Gastos de 231 - Locomoción, conservación, tracto sucesivo y otros de similares características, material inventariable, de moneda extranjera, Gastos de proyectos de I+D+i y otros de menor cuantía.
3. Para el año 2015, no podrán realizarse a través de las Cajas Habilitadas pagos menores individualizados cuyo importe líquido de la orden de abono supere el límite de 12.020 euros. A efectos de aplicación de este límite, no podrán acumularse en un solo justificante pagos que se deriven de diversos Gastos, ni fraccionarse un único Gasto en varios pagos.

Artículo 77. Existencias en efectivo

1. Las Cajas Habilitadas podrán disponer de existencias en efectivo destinadas al pago de Gastos menores a 200 euros, siempre que los citados pagos no se encuentren sujetos a retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
2. El saldo máximo que las Cajas Habilitadas podrán mantener en efectivo se establece en 500 euros.
3. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores del presente artículo, la Gerencia podrá autorizar, con carácter excepcional, la existencia en efectivo y el pago en efectivo de importes superiores a los indicados.

Artículo 78. Funcionamiento de las Cajas Habilitadas

1. En el funcionamiento de las Cajas se observara lo dispuesto en las normas aplicables al Sector Público así como aquellas que se aprueben en desarrollo del presente artículo.
2. Se autoriza a la Gerencia de la Universidad a establecer las normas contables y administrativas necesarias para el funcionamiento de las Cajas Habilitadas creadas por estas normas.

Artículo 79. Aprobación de las Cuentas Justificativas

1. Corresponde al Rector la aprobación de las Cuentas Justificativas de la ejecución de los fondos transferidos a las Cajas Habilitadas.
2. Las Cuentas Justificativas se rendirán por los Cajeros Habilitados a la Gerencia, a través del Área de Economía (Servicio de Asuntos Económicos), con una periodicidad, al menos, mensual y, en todo caso, cuando así sea requerido por el Área de Auditoría y Control Interno o por el Servicio de Asuntos Económicos.
   
   La documentación a aportar será la siguiente:
   
   1. Cuenta Justificativa generada por la herramienta informática para la gestión económica de la Universidad de Cádiz (UXXI-ECONÓMICO) firmada por el Cajero Habilitado.
   2. Anexo a la Cuenta Justificativa con las aplicaciones presupuestarias donde se han imputado Los Gastos y los pagos.
   3. Relación de Justificantes de gasto asociados a la Cuenta Justificativa. Dichos justificantes deberán contar con la conformidad o autorización expresa de los responsables de Unidad de gasto previa al pago.
   4. Relación de retenciones practicadas.
   5. Extracto de la cuenta corriente correspondiente al período que se justifica, con el saldo en bancos a la fecha de la justificación, que constará del informe de conciliación bancaria y de arqueo de efectivo (con independencia de la existencia o no de fondos en metálico).
3. No se podrá realizar la reposición de fondos a una Caja Habilitada sin la validación previa por parte del Área de Auditoría y Control Interno.
4. Los Cajeros Habilitados emitirán al término de cada trimestre natural del año un informe sobre el Estado de Situación de Tesorería, no pudiendo recoger operaciones sin conciliar que generen diferencias entre el Saldo según Libros y el Saldo según Bancos, así como tampoco diferencias entre Cobros y Pagos, salvo que se justifiquen y acrediten documentalmente.
   
   El plazo de presentación de estos informes, conforme a lo establecido por el Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de caja fija, será el comprendido entre los días 1 al 15 del mes siguiente, respecto al trimestre inmediato anterior, salvo que por ley o norma aplicable se establezca otro distinto.

Artículo 80. Adelantos de cajero

1. No podrán autorizarse adelantos de cajero por importes superiores a 3.000,00 euros, excepto los destinados a atender gastos domiciliados y pagos al exterior, así como aquellos otros debidamente motivados que con carácter extraordinario se autoricen por la Gerencia.
2. En caso de que el destino del adelanto sea el pago anticipado de indemnizaciones por razón de servicio, la Caja Habilitada deberá comprobar previamente que se cumplen los siguientes requisitos:
   
   1. Responder a gastos susceptibles de anticipo en función de los requisitos regulados en la Sección Quinta ANTICIPOS Y JUSTIFICACIONES del Reglamento de la Universidad de Cádiz sobre indemnizaciones por razón del servicio.
   2. El perceptor haya justificado en su totalidad cualquier anticipo anteriormente solicitado.
3. Los adelantos de cajero dispondrán de un plazo de justificación de 10 días naturales siguientes a la fecha de finalización de la comisión de servicio o actividad. Si transcurrido este plazo, el adelanto de cajero continuara sin justificar, deberá ser requerido al interesado y/o al Responsable de la Unidad de Gasto para su justificación inmediata o alegaciones. En este último caso, se dará traslado a la Gerencia.
4. A fin de agilizar el proceso de pago en situaciones de carácter excepcional, el Gerente podrá establecer las normas contables y administrativas necesarias para la concesión de adelantos de cajero.
5. En cualquier caso, todos los adelantos de cajero deberán estar justificados y cerrados antes de la fecha límite de cierre aprobada por la Gerencia de la Universidad de Cádiz en las Instrucciones de Cierre del Ejercicio Económico correspondiente.